ANALISA KEBUTUHAN TRAINING
Oleh : Alfira Rosalina*
Analisis kebutuhan training memiliki kaitan erat dengan perencanaan diklat. perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai.
Training dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak pelatihan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Training, maka idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan perwujudan dari pemenuhan kebutuhan.
Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau factor – faktor apa saja yang ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas instansi menjadi meningkat.
Adapun tujuan dari kebutuhan training, yaitu :
- Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki kinerja pegawai dan produktivitas Instansi/lembaga
- Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang yang tepat
- Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu
- Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan
- Memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja
- Memperhitungkan untung – ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana
Analisa kebutuhan pelatihan ini secara operasional akan menjadi pedoman dan petunjuk bagi pembuat keputusan atau pimpinan dalam mengarahkan bentuk kegiatan pelatihan yang cocok pada setiap karyawan. Produk akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan pegawai dalam jangka waktu tertentu.
Berikut adalah factor – factor dalam penentuan analisa kebutuhan training :
- Alasan
Artinya di dalam Instansi/lembaga terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang lain.
- Peserta
Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, pada tahapan ini perancang program pelatihan dituntut untuk benar-benar jeli dalam melihat kebutuhan yang ada.
- Pekerjaan
Data atau informasi yang berhubungan dengan aspek pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal seperti: jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang di review dan apa fungsi utama pekerjaan (jabatan) tersebut, apa saja kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara optimal, apa standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan, dsb.
- Dukungan
Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari para manager atau supervisor untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para partisipan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan. Suasana kondusif tersebut misalnya: menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya.
- Biaya
Dalam hal ini si perancang program pelatihan harus mengumpulkan berbagai informasi yang menyangkut hal-hal seperti biaya apa saja yang harus dikeluarkan untuk partisipan maupun trainer, apa keuntungan yang akan diperoleh dari pelatihan tersebut dan berapa lama hal itu bisa dicapai, apakah biaya pelatihan masih sesuai dengan budget yang ada, dsb.
- Memilih metode
Sumber-sumber data tersebut diantaranya adalah: Riset atau survey (critical incidents research, working climate survey, customer service survey, dsb), Penilaian kinerja (performance appraisal), Perencanaan karir pegawai, Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi , Perencanaan SDM
Kesimpulan :
Analisis kebutuhan pada dasarnya adalah proses mengidentifikasi kebutuhan, dan berbagai pertimbangan berkaitan dengan pelatihan yang akan dijalankan. Analisa kebutuhan pelatihan harus dilakukan dengan benar, maka harus memenuhi kaidahkaidah teoritis bagaimana analisa kebutuhan dilakukan. Secara operasional melakukan analisis kebutuhan yang tepat harus dilandasi kajian teoritis dan mempertimbangkan kondisi yang sebenarnya terjadi di dunia pelatihan.
Analisa kebutuhan pelatihan akan menampilkan informasi tentang kesenjangan antara tuntutan jabatan, dan kompetensi secara nyata pada setiap pegawai. Melalui analisis ini diharapkan akan menemukan titik temu antara tuntutan dunia kerja atau jabatan dengan kondisi riil yaitu kemampuan pegawai secara riil.***
*Penulis adalah Mahasiswa Teknik Industri Universitas Pamulang
